Att göra en drift- och underhållsinstruktion eller en drift- och underhållspärm är något många ställs inför när entreprenaden är klar.
Det finns en hel del kunskap som kan vara bra dels när man lämnar ett anbud men också när man sen ska ta fram själva drift- och underhållsinstruktionen. I den här artikeln försöker vi ge vår syn på drift- och underhållsinstruktioner utifrån lagar, regler, krav, rekommendationer. Men framförallt utifrån 18 års erfarenhet av att hjälpa kunder.

Utformning och krav hittar du under YU i bygghandlingen

I den bygghandling som upprättats för projektet kan det stå angivet vad en Drift- och underhållsinstruktion ska innehålla. Det kan också bara stå att en drift- och underhållsinstruktion
ska upprättas för projektet. Du hittar kraven under AMA-koden YU i beskrivningen.

Hänvisning till standard eller företags egna krav

Under YU kan det stå angivet att du ska följa branschstandard eller följa företagets framtagna utformning och innehåll. Det kan också faktiskt bara stå angivet att det ska tas fram en drift- och underhållsinstruktion för det aktuella projektet. Något annat som kan stå under denna AMA-kod är också hur lång tid i förväg som besiktningsmannen ska ha tillgång till instruktionen för granskning.

Vad som står är givetvis viktigt. Det är viktigt för att större krav innebär förmodligen att du avsätter mer tid till dokumentationen. Eller, om du anlitar en konsult, att kostnaden blir större. Detta behöver du givetvis ta med i beaktande när du lämnar pris på entreprenaden.

Vad som är än mer viktigt att bära med sig är en av de viktigaste bestämmelserna enligt AB04 och ABT06. Kapitel 1 § 1 inleds: “Omfattningen av kontraktsarbetena bestäms av kontraktshandlingarna”. Alltså dom som inte är föreskrivet ingår inte i en entreprenad.

Branschstandarden

Den branschstandard som tagits fram är nu inne på sin tredje reviderade utgåva.
Första upplagan, med viss reservation för att det kan vara fel, är från 2005.
Det var och är ett samarbete mellan Svensk Byggtjänst, Installationsföretagen och Svensk Ventilation.

Att försöka skapa en bramschstandard som ska gälla för alla drift- och underhållsinstruktioner är givetvis välkommet då det underlättar för alla. Besiktningsmän, fastighetsskötare och installationsföretaget som ska ta fram instruktionen. Dock är det nog tyvärr så att man aldrig kommer att nå ända fram. Anledningen till detta är enkel. Det handlar om att enskilda företag vill ha sitt eget utseende på drift- och underhållsinstruktionen. Även om den faktiskt skulle vara kvalitativt och/eller strukturellt sämre. Det finns helt enkelt för många tyckanden och tänkanden om vad som är rätt och riktigt.

Givetvis kanske det vore att ta vatten över huvudet och påstå att Branschstandarden är felfri. Det är den inte och det finns utrymme för förbättring. Däremot är det helt klart ett gediget arbete som ställer rimliga och välmotiverade krav i de flesta fallen. Även om man inte skulle hålla med om detta så är den i vilket fall helt klart värd att läsa. Du hittar boken här. (Detta är en sammanslagning av två böcker).

Särskilt viktiga saker som står i boken

Det är viktigt att ha med sig är att man skiljer på underlag för en drift- och underhållsinstruktion och en drift- och underhållsinstruktion. Som installatör är man oftast bara skyldig att lämna ett underlag. Kraven som ställs på underlaget är således mycket mindre omfattande.

En annan viktig del som många missar är att just Adress- och telefonförteckningen ska vara ändringsbar (alltså inte i pdf.).

Produktdokumentation som sätts in ska avse installerade produkter, inga andra.
För de fall då ett dokument innehåller fler produkter ska installerad produkt markeras i fall det förekommer risk för förväxling. Men ännu viktigare “I första hand ska dock risken för förväxling hindras genom att produkterna är entydligt specificerade i apparatspecifikationen”
Detta är viktigt då många får nedslag på att komponenter inte är markerade.

Det står också angivet att den apparatförteckning som ska vara med ska innehålla uppgifter om ritningsbeteckning, fabrikat, typ och aktuella storlekar.

Skillnad på en drift- och underhållsinstruktion och underlaget till densamma

I boken hänvisas också till en rad dokument som bör vara med i såväl ett underlag för som i en komplett drift- och underhållsinstruktion. Man skiljer nämligen på detta. För dig som entreprenör är du oftast ålagd att upprätta ett underlag.

Innehållet i en pärm

Nedan hittar du en lista på vad som ska ingå i ett underlag respektive en komplett drift- och underhållsinstruktion. Listan är bara ett sammandrag:

• Anvisningar för revidering och hantering av fel*
• Antal exempel av pärmar, dess användningsområde och hur de förvaras*
• Beskrivning av entreprenaden*
• Orienterande beskrivning eller funktionsöversikt*
• Tekniska förutsättningar*
• Orienteringsplaner**
• Scheman** (t ex totalflödesscheman)
• Förteckning över brandskyddstekniska anordningar* (om de förekommer i entreprenad).
• Åtgärder vid särskilda risker under brukartiden*
• Information om skyddsanordningar och personliga skydd som behövs vid brukandet
• Informationsblad från produkttillverkare med säkerhetsanvisningar
• Säkerhetsanvisningar av sammansatta maskiner
• Underhållsplan av brandskydd
• Föreskrifter vid brand*
• Hänvisning som anger att information om drift- och funktion tillhandahålls av beställaren*
• Förteckning över driftkort
• Driftkort**
• Redovisning av börvärden
• Driftstrategi
• Adressförteckning Leverantörer, beställare, konsulter entreprenörer och UE*
• Rutiner – Hänvisning till material från beställaren*
• Förteckning över komponenter som kräver tillsyn och skötsel*
• Kvittering av utfört underhåll*
• Underhållsbeskrivningar*
• Checklistor för fortlöpande underhåll*
• Protokoll över provningar och mätningar***
• Produktdokumentation över installerade produkter*
• Förteckning över produktdokumentation*
• Ritningar och Scheman**
• Förteckning över ritningar*
• Färdiga relationshandlingar/Underlag för relationshandlingar**
• Scheman i relationsskick**

“*” Anger dokument som vårt program för drift- och underhållsinstruktioner tar fram
“**” Är dokument som med fördel kan bifogas då det är av typen scheman, ritningar m.m.
(Mer textbaserade dokument, som är utan markering, kan bifogas men då krävs mer jobb än bara drag-n-drop samt att det grafiska utförandet kommer mest troligt kommer att skilja sig från övriga dokument i pärmen).
“***” Vissa protokoll tar vårt program fram som Provtryckningsprotokoll, Injusteringsprotokoll & Luftflödesprotokoll andra behöver bifogas som dokument.

Några oerhört viktiga ord om besiktningsmannens roll

Besiktningsmannens roll är att se till att entreprenören fullgjort sina åtaganden. Besiktningsmannen ska med andra ord se till att utförd entreprenad uppfyller kraven på funktion, montage, dokumentation m.m. som anges i kontraktshandlingarna (med tillhörande PM, ändring-, tillägg-, och avgående arbeten). Det är också allt.

I vårt fall, där vi nu pratar om drift- och underhållsinstruktioner, bör inte besiktningsmannen ha åsikter om vad som ska ingå i instruktionen eller hur det dokumenteras, det står redan klart och tydligt i beskrivningen under YU. Besiktningsmannen ska bara se till att entreprenören följt det som står under YU. Står det inget om hur en instruktion ska utformas eller vad den ska innehålla är det således helt upp till dig som entreprenör.

Pärmarnas vara eller icke vara och alternativen

Avslutningsvis ska vi skriva några rader om alla dessa pärmar. Det är inte ovanligt att det krävs pärmar i såväl två som tre upplagor och ibland fyra. Även om det faktiskt, tack och lov, blivit färre med åren. Alternativen som vuxit sig upp som svampar ur marken är sidor som “Pärmen.se” och Ibinder med flera. Alltså molnlagring. Ett annat vanligt förekommande sätt är USB.

Vad som är lite förvånande är att man inte riktigt fått upp ögonen för fullskalig digitalisering. Att såväl egenkontroller och kompletta KMA-Pärmar och Serviceordhantering har hittat in i mobilerna är ett faktum och ett välkomnat sådant. Att jobba med Drift- och underhållspärmar på liknande sätt går faktiskt.

Det är möjligt att slopa alla dokument och ersätta dem med en sökfunktion på mobilen. Därifrån kan man sedan ladda ner all produktdokumentation och se övrig information om en komponent. Man kan också utföra all fastighetsskötsel och service under garantitiden.
Läs mer här och introducera din beställare för idén!

Det går givetvis också bra att kontakt oss på 023-938 90 om ni vill veta mer!