Det här är den sjätte och sista artikeln i en artikelserie som behandlar kvalitet-, miljö-, och arbetsmiljödokumentation. Den handlar om dokumentet Kvalitets- och miljöplan.
Övriga artiklar i samma artikelserie:

• Riskfritt med en bra Riskanalys! – En artikel om hur man upprättar en bra riskanalys och om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Artikeln tar också upp syften och krav på en riskanalys. Men belyser också vanliga brister i arbetsmiljöarbetet.
• Kemikalier – Hanteras varsamt! – En artikel om hur man upprättar en kemikalieförteckning och vilka lagar och regler som finns runt kemikaliehantering.
• Tuta & kör… eller!? – Körtillstånd är A-O – En artikel om vad som gäller för körtillstånd och vad det ska innehålla.
• Egenkontroller – Den egna kvalitetssäkringen! – En artikel som behandlar vad egenkontroller är och inte är, om ansvar och behörigheter. Vad fel och brister i kontrollen kan leda till och hur du upprättar en bra egenkontroll.
• Arbetsmiljöplan – Planera för välmående! – En artikel som behandlar dokumentet arbetsmiljöplan, vad det är, dess syfte samt när den behövs. Men också vem som är ansvarig och vad den ska innehålla.

Kvalitets- och miljöplan enkelt beskrivet

Kvalitets- och miljöplanen redovisar hur kvalitets- och miljöstyrningen kommer att tillämpas i
byggprojektet. Det är en beskrivning av de olika delmoment och dess processer som ingår vid en entreprenad. Allt från rutiner vid anbud och accept till inköp, installation, och slutligen färdigställande, men även t ex dokumentation- och kommunikationsrutiner.
I dessa delmoment beskriver man hur man jobbar för att säkerställa uppställda kvalitets- och miljökrav oavsett om kraven kommer från det egna företaget, en myndighet eller en beställare.

Kvalitets- och miljöplan för företaget och för projektet

Nu har vi klarat av den enkla biten och dyker lite djupare ner i kaninhålet. I installationsbranschen kan nämligen det finnas två planer. Den ena omfattar hela företaget och den andra avser ett enskilt projekt.
Den som omfattar ett helt företag kallas oftast för kvalitets- och

Vad är då skillnaden? – Jo skillnaden är att vissa arbetsmoment, processer och rutiner förekommer inte i ett projekt men förekommer i företaget. Ett exempel skulle kunna vara att man beskriver hur inköpsprocessen för kontorsmöbler går till. Detta är inte en process som förekommer i ett projekt.
Dock är de, när det gäller just installationsföretag, oftast ganska lika då den största delen av hela företages verksamhet faktiskt involverar just genomförandet av byggnadsprojekt.

Man kan säga att kvalitets- och miljöplanen för ett projekt är en stor del av den kompletta kvalitets- och miljöplanen för hela företaget. Det är inte ovanligt att man hänvisar till kvalitets- och miljöhandboken för hela företaget i kvalitets- och miljöplanen för ett aktuellt projekt.

Det dock viktigt att vara medveten om att vissa processer och rutiner kan behöva ändras utefter vilka krav som ställs i ett visst byggprojekt. För att ta ett exempel så kan det vara så att man har krav på att inköpen alltid ska kontrolleras och godkännas av beställaren i projektet. Men i kvalitets- och miljöplanen för företaget står det att sådan kontroll görs av projektledaren.

Standarder – Sätter krav och en viss standard på dokument

För upprättandet av olika kvalitets- och miljöledningssystem för företag har det tagit fram ett antal standarder. Vad som är gemensamt för dessa är att de innehållet ett vist antal krav för hur och vad som ska dokumenteras. En sådan standard är ISO. ISO:s kvalitetsledningssystem heter ISO 9001 och deras miljöledningssystem heter ISO 14001. Ett annat ledningssystem är fr2000. Fördelen med att använda standardiserade system nä är de är strukturerade, uppbyggda på samma sätt och igenkänningsfaktorn är stor. Dessutom borgar användandet av en vedertagen standard för viss kvalitet och ger fördel vid t ex offentliga förhandlingar.

Innehållet i en kvalitets- och miljöplan

Vad är då innehållet i en kvalitets- och miljöplan? – Många ledtrådar hittar vi genom att titta på de krav som standarder har ställt upp för ett ledningssystem. Nedan ser ni de vanligaste förekommande rubrikerna och också kort vad som kan anges under rubriken.

I många fall skriver man inte in allt under en given rubrik i en kvalitets- och miljöplan utan man gör hänvisningar till externa rutinbeskrivningar och dokument. Ibland hänvisar man också till externa system.
“För att bedöma och förebygga risker i ett projekt använder vi oss av Produktblad Direkts program”.

Det kan också vara så att vissa rubriker vävs in under andra rubriker. Ett exempel kan vara Kommunikation som kan beskrivas under rubriker som Avvikelse och Kunskapsåterföring m fl. Det kan också vara en kombination, att rubriken Kommunikation finns och beskriver en viss del av den kommunikation som sker medans annan beskrivs under andra rubriker.

Ledning och generellt

Policy

Företagets olika policyer, t ex kvalitepolicky, miljöpolicy, arbetsmiljöpolicy m.f.

Målbeskrivning

Här beskriver man företagets olika mål för kvalitét, miljö och arbetsmiljö

Dokumenterande information

Här anges hur dokument hanteras. Dels generellt men man beskriver också vilka dokument ska användas för vilket syfte och hur versionshantering hanteras. Man beskriver också hur distribution av olika dokument sker.

Nedan listas några av de dokument och underrubriker som kan finnas med:

• Identifikation av giltiga handlingar
• Hantering av bygghandlingar, tillgänglighet m.m.
• Dokumentförteckning
• Distributionslistor
• Frakthandlingar
• Egenkontroll
• Avvikelser
• Projektmötesprotokoll
• Relationshandlingar
• Egenkontroller
• Arkivering av dokument

Specifika lagar och krav

Här beskrivs vilka lagar och krav som är aktuella för det specifika projektet och hur företaget gör för att uppfylla dessa lagar och krav.

Organisation, ansvar och befogenheter

Här anges vilka personer som gör vad, deras roller och vilka befogenheter och vilket ansvar som medföljer en viss roll.

Kompetens och utbildning

Under den här rubriken anges hur företaget har den kompetens som krävs för genomförandet av det aktuella projektet och att specifika krav på utbildning och kompetens uppfylls. Här anges också rutiner för hur kompetens bibehålls under det aktuella projektet.

Kommunikation

Under den här rubriken beskriver vi vilka infomations-, kommunikation och rapportvägar som används i olika sammanhang. Ett exempel kan vara hur går kommunikationen till vid ett ÄTA-arbete.

Arbetsmiljö

Här beskrivs hur riskhanteringen ser ut och hur företaget jobbar med arbetsmiljörisker.

Miljö

Under den här rubriken ska miljöaspekterna för projektet beaktas och bedömas.
De som har särskild miljöpåverkan inom olika delmoment som t ex inköp, konstruktion och produktion behöver identifieras och hanteras.

Beredskap och agerande vid nödläge

Frågan om vilka nödlägen som kan uppstå behöver besvaras. Därefter behöver företaget också beskriva den beredskap och rutin som finns för respektive nödläge.

Avvikelser

Här anges hur företaget hanterar avvikelser inom olika delmoment. T ex hur hanterar vi avvikelser som sker vid inköp av varor? Hur hanterar vi avvikelser som sker under montage eller avvikelser som har att göra med vår dokumentation?

Projektet

Förfrågningar, Anbud och Accept

Här beskrivs hur förfrågningar hanteras, vilka rutiner företaget har vid anbud och vid accept. Det beskrivs också hur dokumentationen ska ske.

Projektering

Under den här rubriken beskrivs rutiner för projektering samt eventuella dokumentaitonskrav.

Leverantörsbedömning

Här beskrivs rutiner för leverantörsbedömning och hur den följs upp och dokumenteras.

Inköp

Här beskrivs processen för inköp och hur den går till och eventuell dokumentation som följer i samband med inköp.

Mottagningskontroll

Här anges vilka rutiner företaget har för mottagningskontroll och hur det dokumeteras.

Kundens egendom

Under den här rubriken anges hur produkter som kunde själv tillhandahåller under projektet ska hanteras.

Produktion

Här beskrivs själva produktionsfasen och hur den styrs och rutiner för den. Men också rutiner för funktionskontroll och egenkontroll. Under den här rubriken kan det också anges hur avvikelser och kundsynpunkter hanteras. Rutiner för hur utrustning och maskiner är också en del som kan beskrivas.

Vad gäller just avvikelser så kan dessa också beskrivas under en egen rubrik.

Slutdokumentation

Här beskrivs omfattningen av slutdokumentationen ut och hur den ska dokumenteras.

Kundtillfredställelse

Under den här rubriken anges metoder för hur kundens upplevelser och förväntningar ska fångas upp.

Kunskapsåterföring och förbättringsarbete

Här anges hur företaget ska ta lärdom av de erfarenheter som kommer med ett projekt.

En kvalitets- och miljöplan är ryggraden

Vi kan nog lugnt konstatera att kvalitets- och miljöplanen är ett viktigt styrande dokument för hela projektet. Det är det dokument som kan göra störst skillnad om det görs bra och efterlevs. Samtidigt, tråkigt nog, så är det nog det dokument som det jobbas minst med och färst människor läser.

Det finns bra sätt att snabba upp arbetet och ändå bibehålla ett bra dokument. Ett bra verktyg för att ta fram nödvändiga dokument som kvalitets- och miljöplanen pekar mot är ett steg i rätt riktning. Ett annat steg i rätt riktning är att jobba igenom en riktigt bra plan. Denna plan kan sen nyttjas i fler projekt med små ändringar. Att kopiera projekt ställer dock två krav. Det ena är givetvis att man är noggrann och ser till så att den kopierade planen verkligen motsvarar det aktuella projektet. Den andra att företaget och dess anställda är väl införstådda med de rutiner, dokument och arbetssätt som är inarbetade.

Certifiering och kvalitets- och miljöplaner som följer standard

Det är viktigt att vi kommer ihåg de skillnader vi pekade på inledningsvis. En kvalitets- och miljöplan eller en kvalitets- och miljöhandbok för företaget är inte detsamma som en kvalitets- och miljöplan för ett enskilt projekt. Genom att upprätta en kvalitets och miljöplan för företaget kan man certifiera företaget. Därmed blir företaget certifierat enligt den standard man valt att använda.

En certifiering av företaget är något som kan vara meriterande t ex vid leverantörsbedömningar och anbud m.m. Vid anbudsförfrågningar kan det därför vara bra, även om företaget inte är certifierat, att kunna hänvisa till att kvalitets- och miljöplanen för det kommande projektet följer en standard. Det förutsätter naturligtvis att planen faktiskt följer en standard.

Så för att summera, det är inte många företag inom installationsbranschen som certifierat sitt företag. Men det finns många fördelar med att upprätta kvalitet- och miljöplanen för ett givet projekt enligt en standard. Men det räcker inte med att något står skrivet någonstans. Ska det som står skrivet ha någon substans i verkligheten så gäller det att det följs just i verkligheten. Därför är det viktigt att ständigt göra de anställda medvetna om vilka rutiner och arbetssätt som faktiskt tagits fram. Det har ju tagits fram i ett syfte och det är att företaget ska kunna jobba på ett kvalitet- och miljömedvetet sätt. Ett sätt som i slutändan ger en nöjd kund.

Ännu inte kund hos oss?

Om du undrar hur vårt program kan underlätta vid upprättande av en kvalitets- & miljöplan eller andra kvalitet-, miljö-, och arbetsmiljödokument så berättar vi gärna mer och hjälper dig att komma igång.

Kontakta oss redan idag på info@pbdab.se eller 023-93890.